E-Mail-Auto-Antwort

Abwesenheitsnotiz verfassen - diese Punkte sind entscheidend

Sie tragen dazu bei, den Kommunikationsfluss aufrechtzuerhalten und Missverständnisse oder Verzögerungen zu vermeiden. Außerdem wissen Absender, dass sie in einem bestimmten Zeitraum keine Antwort erwarten können. Dies signalisiert Professionalität und Kommunikationsbereitschaft und schafft so Vertrauen.

Eine Abwesenheitsnotiz sollte eingerichtet werden, wenn Sie krank, im Urlaub, auf Geschäftsreise, in Elternzeit sind oder in Teilzeit arbeiten oder ein Feiertag ist. Auch bei kurzfristigen Ausfällen ist sie empfehlenswert.

Eine Abwesenheitsnotiz sollte folgende Bestandteile beinhalten:

1. Betreff: Hier sollte der Empfänger sofort erkennen, was ihn erwartet:
   • Abwesenheitsnotiz
   • Auskunft über die Nicht-Erreichbarkeit
   • Out-of-Office-Benachrichtigung
   • Automatische Antwort: Nicht erreichbar bis [Datum]
2. Anrede und Dank: Begrüßen Sie den Absender und bedanken Sie sich für die Nachricht:
   • Sehr geehrte/r [Anrede],
   • Vielen Dank für Ihre Nachricht.
3. Datum und Dauer der Abwesenheit: Geben Sie den genauen Zeitraum Ihrer Abwesenheit an - der Grund ist optional. Bei längeren Auszeiten kann ein kurzer Hinweis Transparenz schaffen.
   • Vom [Datum] bis zum [Datum] bin ich nicht erreichbar. Ab dem [Datum] können Sie mich wieder per E-Mail erreichen.
   • Aktuell bin ich in Elternzeit und widme mich ganz meiner Familie. Sie erreichen mich (voraussichtlich) ab dem [Datum] wieder per E-Mail.
   • Derzeit befinde ich mich im Sabbatical. Sie können mich ab dem [Datum] wieder per E-Mail kontaktieren.
4. Weiterleitung: Informieren Sie den Absender, ob die Nachricht weitergeleitet wird:
   • Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet.
   • Ihre Nachricht wird an [Kollegin/Kollegen Vorname Nachname] weitergeleitet, der/die Sie während meiner Abwesenheit betreut.
5. Vertretung: Geben Sie die Kontaktdaten einer Vertretung an, falls erforderlich.
   • Für Ihre Anfrage wenden Sie sich bitte an [Kollegin/Kollegen Vorname Nachname].
6. Schlussformel: Beenden Sie die Abwesenheitsnotiz mit einer freundlichen Schlussformel:
   • Mit freundlichen Grüßen,
     [Ihr Name]
     

Abwesenheitsnotiz in Outlook - Desktop-Version

Outlook ist nach wie vor das Standardprogramm für E-Mail-Kommunikation. Hier erfahren Sie, wie Sie eine automatische Abwesenheitsnotiz in der Desktop-Version von Outlook einrichten.

1. Öffnen Sie Outlook und wählen Sie in der oberen Menüleiste „Datei'.
2. Klicken Sie auf „Automatische Antworten (Abwesenheitsassistent)'.
3. Wählen Sie „Automatische Antworten senden'.
4. Zeitraum definieren: Aktivieren Sie „Nur während dieses Zeitraums senden' und legen Sie Start- und Endzeit fest.
5. Nachricht verfassen:
   
   1. Für interne Kontakte: Erstellen Sie eine Nachricht für Mitarbeiter innerhalb Ihres Unternehmens. Diese kann informeller sein und spezielle Informationen für interne Mitarbeiter beinhalten.
   2. Für externe Kontakte: Wechseln Sie zum Reiter „Außerhalb meiner Organisation' und gestalten Sie die Nachricht für externe Empfänger.
6. Optionale Einstellungen:
   • Sie können auswählen, ob die Nachricht nur an Ihre Kontakte oder an alle externen Absender gesendet werden soll.
7. Klicken Sie auf „OK' oder „Speichern', um die Abwesenheitsnotiz zu aktivieren.

Abwesenheitsnotiz in Outlook - Office 365

Bei der Webversion von Outlook verfahren Sie wie folgt:

1. Melden Sie sich bei Outlook.com oder Office 365 an.
2. Klicken Sie oben rechts auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) und wählen Sie „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen'.
3. Navigieren Sie zu „Automatische Antworten'.
4. Aktivieren Sie „Automatische Antworten senden'.
5. Zeitraum festlegen:
   • Aktivieren Sie „Antworten nur während dieses Zeitraums senden' und geben Sie Start- und Endzeit ein.
6. Nachricht formulieren:
   • Fassen Sie Ihre Nachricht zusammen.
   • Gestalten Sie separate Nachrichten für interne und externe Kontakte.
7. Weitere Optionen:
   • Sie können einstellen, ob die Antworten an alle oder nur an Ihre Kontakte versendet werden sollen.
8. Klicken Sie auf „Speichern'.

Abwesenheitsnotiz in Teams

Teams synchronisiert sich automatisch mit Ihrem Outlook-Kalender und Ihren automatischen Antworten. Bestehende Outlook-Abwesenheitsnotizen werden auch in Teams angezeigt. Für eine Teams-spezifische Abwesenheitsnotiz:

1. Öffnen Sie Microsoft Teams.
2. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild oder Ihre Initialen.
3. Wählen Sie „Status-Nachricht setzen'.
4. Geben Sie Ihre Abwesenheitsnachricht ein.
5. Aktivieren Sie das Feld „Diese Nachricht während meiner Abwesenheit anzeigen'.
6. Wählen Sie die gewünschte Dauer oder legen Sie ein benutzerdefiniertes Datum/Uhrzeit fest.
7. Klicken Sie auf „Fertig' oder „Speichern'.

Abwesenheitsnotiz-Vorlagen - Formal und informell

Hier finden Sie drei Vorlagen in unterschiedlichen Tönen, um sie an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

1. Präzise und formale Vorlage

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Sehr geehrte/r [Anrede],

vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin vom [Datum] bis zum [Datum] abwesend und nicht erreichbar. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet.

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Firma]
[Ihre Adresse]

2. Detailliertere und aussagekräftigere Vorlage

Betreff: Aktuell nicht im Büro

Liebe/r [Anrede],

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom [Datum] bis zum [Datum] außer Haus. Ihre Anliegen sind mir wichtig und ich melde mich nach meiner Rückkehr schnellstmöglich.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und bis bald!

Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
[Ihre Firma]
[Ihre Adresse]

3. Informellere Vorlage

Betreff: Abwesenheitsnotiz

Hallo [Anrede],

vielen Dank für Deine Nachricht! Ich bin vom [Datum] bis zum [Datum] im Urlaub und nehme eine Auszeit. Ich werde mich nach meiner Rückkehr umgehend kümmern.

Bei dringenden Angelegenheiten kannst Du Dich gerne an [Kollegenname] wenden.

Bis bald und viele Grüße,
[Ihr Name]
[Ihre Firma]
[Ihre Adresse]

Passen Sie diese Vorlagen an Ihre Bedürfnisse an und tragen Sie Ihre individuellen Daten ein.