Berechnung häusliches Arbeitszimmer

Kostenarten: Ermittlung und Dokumentation der Arbeitszimmerkosten

Leider ist die Erfüllung aller Voraussetzungen für den begrenzten oder gar uneingeschränkten steuerlichen Abzug der Kosten eines häuslichen Arbeitszimmers nicht ausreichend. Die Ausgaben müssen zusätzlich …

• getrennt dokumentiert,

• einzel belegt und

• korrekt in private und betriebliche Anteile aufgeteilt werden.

Darüber hinaus sollten Sie alle Möglichkeiten des Abzugs optimal nutzen.

Abzug & Aufteilung von Raumkosten

Bei der Kostenbestimmung unterscheiden Sie zunächst zwischen …

• den allgemeinen Raumkosten (anteiliger Kostenabzug),

• den spezifischen Raumkosten des Arbeitszimmers (vollständiger Kostenabzug) und

• den Ausstattungskosten des Arbeitszimmers (vollständiger Kostenabzug).

Beispielsweise werden Fassadenanstriche oder neue Heizungsanlagen nur anteilig nach dem Verhältnis der Arbeitszimmerfläche zur Gesamtwohnfläche dem Arbeitszimmer zugeordnet. Hingegen gelten Reinigungs- und Renovierungskosten des häuslichen Arbeitszimmers zu 100 % als Werbungskosten oder Betriebsausgaben. Dasselbe gilt für Ausstattungsgegenstände.

Allgemeine Raumkosten (anteiliger Kostenabzug)

Zu den Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer gehören laut BMF-Schreiben bei Eigentumswohnungen und Eigenheimen insbesondere die anteiligen Aufwendungen für:

• Gebäudeabschreibungen (AfA),

• Finanzierungszinsen für Kauf, Instandhaltung und Reparatur der Immobilie,

• Grundsteuer, Abfallgebühren, Schornsteinfegergebühren, Gebäudeversicherungen,

• allgemeine Renovierungsarbeiten am Haus (die Gartenarbeiten dürfen nur bei Beeinträchtigungen durch Hausarbeiten berücksichtigt werden),

• Wasser- und Energiekosten sowie

• allgemeine Reinigungskosten.

Bei gemieteten Immobilien sind viele Kostenpositionen bereits in der Miete enthalten. Die Liste der raumbezogenen Kosten ist dadurch kürzer:

• Kaltmiete inklusive Nebenkosten,

• allgemeine Renovierungsarbeiten, die nicht vom Vermieter getragen werden,

• Hausrat- und andere wohnungsbezogene Versicherungskosten, die nicht vom Vermieter getragen werden,

• Wasser- und Energiekosten und

• allgemeine Reinigungsleistungen.

Tipp: Unabhängig davon, ob die Immobilie gemietet oder gekauft ist, können auch beruflich veranlasste Umzugskosten anteilig als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Aufteilung allgemeiner Raumkosten

Maßstab für die Aufteilung der Raumkosten auf das Arbeitszimmer und den privaten Wohnbereich ist der prozentuale Anteil der Arbeitszimmerfläche an der gesamten Wohnfläche. Die Berechnung ist in vielen Fällen simpel:

• Ermitteln Sie die Gesamtwohnfläche aus dem Miet- oder Kaufvertrag,

• bestimmen Sie die Quadratmeterzahl des Arbeitszimmers (Messung oder aus dem Grundriss),

• dividieren Sie die Arbeitszimmerfläche durch die Gesamtwohnfläche und

• multiplizieren Sie das Ergebnis mit 100:

Angenommen, Ihr Arbeitszimmer ist 15 Quadratmeter groß und die Wohnung misst 120 Quadratmeter. Der Arbeitszimmeranteil beträgt dann 12,5 %.

Angenommen, die Summe aller allgemeinen Raumkosten beträgt 23.392,50 Euro. Davon entfallen 12,5 % (=2.924,06 Euro) auf das Arbeitszimmer.

Spezielle Raumkosten (vollständiger Abzug)

Zusätzlich zu den anteiligen Raumkosten gibt es spezifische Kosten, die direkt dem Arbeitszimmer zugeordnet werden können. Betrachten Sie:

• Umbau- und Einbauten im Arbeitszimmer (z. B. Fenster, Türen, Elektroinstallation),

• Renovierungsarbeiten am und im Arbeitszimmer (z.B. Tapezieren, Streichen, Verlegearbeiten) oder auch

• laufende Reinigungsarbeiten des Arbeitszimmers.

Alle direkt dem Arbeitszimmer zuordenbaren Raumkosten werden vollständig als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben anerkannt.

Ausstattungskosten (vollständiger Abzug)

Auch Ausgaben für die Ausstattung des Arbeitszimmers werden zu 100 % als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben berücksichtigt. Das BMF-Schreiben nennt zum Beispiel:

• Tapeten,

• Teppiche,

• Fenstervorhänge,

• Gardinen und

• Lampen.

Luxusgüter wie Gemälde, Skulpturen usw. werden üblicherweise nicht berücksichtigt. Ihre Anwesenheit spricht aber nicht gegen die nahezu ausschließliche berufliche Nutzung.

Arbeitsmittel sind keine Arbeitszimmerkosten!

Unabhängig von der Wohnform (Miete/Eigentum): Nicht zu den Raum- und Ausstattungskosten eines häuslichen Arbeitszimmers gehören betrieblich oder beruflich genutzte Arbeitsmittel. Beispiele:

• Büromöbel,

• Computer und Software,

• Telekommunikationsausrüstung,

• Schreibtischlampen,

• Fachbücher und Zeitschriften oder

• Werkzeuge.

Auch die Kosten für berufliche Telefonate im Arbeitszimmer oder im Wohnzimmer sind steuerlich abzugsfähig!

Exkurs: Abschreibungen und geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Ausgaben sind grundsätzlich im Anfalljahr steuerlich geltend zu machen. Für langlebige Güter gelten jedoch Ausnahmen:

Wirtschaftsgüter mit Netto-Anschaffungskosten über 410 Euro müssen auf die betriebsübliche Nutzungsdauer verteilt werden. Dieser Vorgang heißt Abschreibung (AfA).

Hinweis: Da die Verteilung in gleichmäßigen Jahresbeträgen erfolgt, spricht man von linearer Abschreibung. Die früher mögliche degressive Abschreibung ist seit einigen Jahren nicht mehr zulässig.

Besonders genau prüft der Fiskus die Abschreibungsbeträge im Anschaffungsjahr. Eine monatsgenaue Ermittlung der unterjährigen Nutzungsdauer ist hier erforderlich.

Die betriebsübliche Nutzungsdauer hängt vom Gegenstand ab. Notebooks, Smartphones oder Tablets haben in der Regel drei Jahre Nutzungsdauer, ein PKW sechs Jahre. Büromöbel werden nach Einschätzung der Finanzbehörden durchschnittlich 13 Jahre genutzt.

Detaillierte Angaben finden Sie in den AfA-Tabellen (Anlagegüter, AV).

Hinweis: Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG), die weniger als 410 Euro (netto) kosten, dürfen im Anschaffungsjahr komplett abgeschrieben werden.

Die korrekte Abschreibung variiert je nach Umsatzsteuerstatus:

• Umsatzsteuerpflichtige Selbstständige und Unternehmer verwenden den Umsatzsteueranteil als Vorsteuer und berechnen den Abschreibungsbetrag auf Netto-Anschaffungskosten.

• Arbeitnehmer und umsatzsteuerliche Kleinunternehmer berechnen den Abschreibungsbetrag auf Brutto-Anschaffungskosten (inkl. Umsatzsteuer).

Wichtig: Ausschlaggebend für die 410-Euro-Grenze sind immer die Netto-Anschaffungskosten, auch wenn die Abschreibung auf Brutto-Anschaffungskosten basiert.

Beispiel: Ein Schreibtischstuhl mit 476 Euro (Brutto, 400 Euro Netto plus 19% MwSt) wird als GWG als Werbungskosten im Anschaffungsjahr berücksichtigt.

Die verschiedenen Berechnungsmethoden für unterschiedliche Einkunftsarten finden Sie in den beiden Beispielrechnungen.

Lektürehinweis: Ausführliche Informationen zu Abschreibungen finden Sie im Abschreibungs-Leitfaden unter abschreibung.de.

Abschreibungsbeispiel I: Umsatzsteuerpflichtige Selbstständige und Unternehmer

Berechnungsgrundlage bei Betriebsausgaben sind Netto-Anschaffungskosten.

Beispiel: Notebook, 15. Mai 2015, 599 Euro (inklusive Umsatzsteuer), Nutzungsdauer 3 Jahre. Die korrekte Abschreibung wird über die Nutzungsdauer wie folgt berechnet:

• 
  (Nettobetrag auf der Rechnung)

• Nutzungsdauer im Anschaffungsjahr: 8 Monate (Mai-Dezember).

Da das Notebook nur 8 Monate genutzt wurde, wird der Abschreibungsbetrag um 4/12 (=1/3) reduziert. Die Abschreibung im Jahr 2015 beträgt 111,86 Euro, die restlichen Beträge werden in den Folgejahren berücksichtigt. Die Vorsteuer wird bei der Umsatzsteuervoranmeldung berücksichtigt, unabhängig von der Nutzungsdauer.

Abschreibungsbeispiel II: Arbeitnehmer und Kleinunternehmer

Berechnungsgrundlage bei Werbungskosten sind Brutto-Anschaffungskosten.

Beispiel: Notebook, 15. Mai 2015, 599 Euro (inklusive Umsatzsteuer), Nutzungsdauer 3 Jahre. Berechnung der Abschreibung:

• Anschaffungskosten: 599 Euro (inkl. Umsatzsteuer)

• Nutzungsdauer im Anschaffungsjahr: 8 Monate (Mai-Dezember).

Der Abschreibungsbetrag wird wie im ersten Beispiel um 1/3 reduziert. Die Abschreibung im Jahr 2015 beträgt 133,11 Euro, die restlichen Beträge werden in den Folgejahren berücksichtigt.

Aufzeichnungen und Belege

Am Jahresende erstellen Sie eine separate Aufstellung aller Raum- und Ausstattungskosten, wie folgt:

Arbeitszimmer Martina Mustermann

(... Tabelle mit den Kosten ...)

Diese Aufstellung zusammen mit den Belegen und der Flächenberechnung verwahren Sie bei Ihren Steuerunterlagen. Die Pflicht zum Einreichen aller Belege bei Werbungskostenabzug ist zwar abgeschafft, doch bei Nachfrage sind Unterlagen vorzulegen. Beim ersten Mal ist ein unaufgefordertes Einsenden sinnvoll.

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