Fristen für die Erstellung des Jahresabschlusses

Die finale Bilanz ermöglicht es den Kreditgebern, umfassende Informationen über die Gewinnsituation, die bestehenden Verbindlichkeiten und die gesamte finanzielle Verfassung eines Unternehmens zu erhalten.

Wer ist zur Anfertigung eines Jahresabschlusses verpflichtet?

Prinzipiell sind sämtliche Kaufleute und Firmen, die der Verpflichtung zur doppelten Buchhaltung unterliegen, dazu angehalten, zum Abschluss eines Wirtschaftsjahres einen Jahresabschluss aufzusetzen. Hierzu gehören:

• Personengesellschaften (GbR, OHG, KG)
  
• Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, UG)
  
• Kapitalgesellschaft & Co. (AG & Co. KG, GmbH & Co. KG, UG & Co. KG)
  

Einzelkaufleute (e. K.) sind unter bestimmten Umständen von der Anfertigung des Jahresabschlusses entbunden.

Für wen besteht keine Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses?

Freiberufler sowie Kleingewerbetreibende sind nicht dazu verpflichtet, einen Jahresabschluss gemäß den Vorgaben des HGB zu erstellen. Für sie genügt die einfache Buchführung in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Für Einzelkaufleute ist die folgende Umsatzgrenze maßgeblich:
Sofern Einzelkaufleute an den Bilanzstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren weder mehr als sechshunderttausend Euro (600.000 €) Umsatzerlöse noch mehr als sechzigtausend Euro (60.000 €) Jahresüberschuss generiert haben, entfällt für sie die Pflicht zur Bilanzierung und somit auch zur Erstellung eines Jahresabschlusses.

Komponenten: Welche Elemente sollte ein Jahresabschluss umfassen?

Nach den Bestimmungen des Handelsrechts setzt sich ein Jahresabschluss zumindest aus einer Bilanz sowie einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zusammen. Abhängig von der jeweiligen Rechtsform werden noch zusätzliche Komponenten hinzugefügt. Für Kapitalgesellschaften sind dem Jahresabschluss ferner ein Anhang und unter spezifischen Umständen zusätzlich ein Lagebericht beizulegen. Bei kapitalmarktorientierten Kapitalgesellschaften erhöht sich die Komplexität dieser Anforderungen noch weiter. Die folgende Tabelle listet die erforderlichen Komponenten des Jahresabschlusses für die diversen Rechtsformen auf.

Anfertigung des Jahresabschlusses

Wie sind die Vorbereitungen für den Jahresabschluss zu treffen?

Ehe die Erstellung des Jahresabschlusses erfolgen kann, sind diverse vorbereitende Tätigkeiten abzuschließen:

Nachdem sämtliche vorbereitenden Arbeiten abgeschlossen sind, kann mit der Anfertigung des Jahresabschlusses begonnen werden. Für diesen Prozess sind ebenfalls diverse Schritte unerlässlich.

Wie ist ein Jahresabschluss anzufertigen?

Schritt 1:
Zunächst sind sämtliche Unterkonten sowie Hauptkonten zu finalisieren. Um die Transparenz zu gewährleisten, werden alle betrieblichen Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung auf separaten Unterkonten verbucht. Im Zuge des Jahresabschlusses erfolgt die Konsolidierung der Unterkonten in den entsprechenden Hauptkonten. Die Salden der Konten werden dort ermittelt und anschließend in die Bilanz überführt.

‍Schritt 2:
Danach ist eine übersichtliche Zusammenfassung des Abschlusses zu erstellen. Darin werden sämtliche Anfangs- und Endbestände klar strukturiert nach Bestands- und Ergebnisrechnungen geordnet aufgeführt. Neben der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung wird dieser Abschlussbericht vom Finanzamt oftmals angefordert.

‍Schritt 3:
Abschließend ist die „Feststellung' des Jahresabschlusses vorzunehmen. Dies stellt einen formalen Vorgang dar, welcher je nach Gesellschaftsform vom Gesellschafterkreis, dem Aufsichtsrat oder einem sonstigen Repräsentanten der Gesellschaft vollzogen wird.

Welche Zeiträume sind für die Einreichung des Jahresabschlusses maßgeblich?

Der Zeitraum für die Erstellung des Jahresabschlusses richtet sich nach der Rechtsform des Unternehmens und ist bei Kapitalgesellschaften zudem von ihrer Größe abhängig. Grundsätzlich ist der Jahresabschluss gemäß § 243 Abs. 3 HGB „[…] innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit […]' anzufertigen.

Geltende Zeiträume für Einzelunternehmen und Personengesellschaften

Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften wird ein Zeitraum von sechs (6) bis neun (9) Monaten als „ordnungsgemäß' angesehen. Dies impliziert, dass die genannten Unternehmensformen den Jahresabschluss für ein Wirtschaftsjahr allerspätestens neun (9) Monate nach dem Abschluss der jeweiligen Geschäftsperiode vorlegen müssen.

Geltende Zeitspannen für Kapitalgesellschaften

Für Kapitalgesellschaften sind die Zeiträume zur Erstellung des Jahresabschlusses in § 264 Abs. 1 HGB exakt definiert. Dabei bestimmt die Betriebsgröße, bis zu welchem Zeitpunkt die Anfertigung des Jahresabschlusses zu erfolgen hat. Maßgeblich sind hierbei drei (3) Kriterien:

• Bilanzsumme
• Umsatz
• Mitarbeiteranzahl

Gemäß den §§ 267 und 267a HGB sind die nachstehenden Größenklassen samt dazugehörigen Fristen für den Jahresabschluss relevant:

Zeitspannen für Kapitalgesellschaften

Eine Gesellschaft wird stets derjenigen Größenklasse zugerechnet, deren Kriterien sie in zumindest einer Hinsicht erfüllt. Dies impliziert, dass ein Betrieb, der Umsatzerlöse von über 40 Millionen Euro (40 Mio. €) generiert, ausnahmslos als Großunternehmen klassifiziert wird. Dies gilt selbst dann, wenn die Mitarbeiterzahl unter zweihundertfünfzig (250) liegt und keine 20 Millionen Euro (20 Mio. €) Gewinn erzielt wurden.

Den Jahresabschluss offenlegen: Die Publizitätspflicht

Während der Anfertigung des Jahresabschlusses ist von Unternehmen höchste Präzision an den Tag zu legen. Dies liegt daran, dass bestimmte Rechtsformen dazu angehalten sind, ihre finale Bilanz zu veröffentlichen. Die Publizitätspflicht hat zur Folge, dass die betreffenden Unternehmen ihre finalisierten Jahresabschlüsse im Bundesanzeiger publizieren müssen. Die auf diese Weise publizierten Jahresabschlüsse, Bilanzen und GuV-Rechnungen sind für die gesamte Öffentlichkeit frei zugänglich.

Welche Betriebsformen sind zur Offenlegung des Jahresabschlusses verpflichtet?

Die nachstehenden Betriebsformen sind zur Publizierung im elektronischen Unternehmensregister angehalten:

• Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, KGaA)
  
• Registrierte Genossenschaften
  
• Personenhandelsgesellschaften, bei denen keine natürliche Person persönlich haftender Gesellschafter ist (z. B. GmbH & Co. KG)
  
• Große Personenhandelsgesellschaften, Einzelkaufleute, wirtschaftliche Vereine, öffentlich-rechtliche Rechtsträger in Kaufmannseigenschaft
  
• Kreditinstitute
  
• Versicherungsgesellschaften
  
• Zweigniederlassungen ausgewählter ausländischer Kapitalgesellschaften
  

Geltungsbereich der Offenlegungspflicht

Es ist nicht jedes Unternehmen, das der Publizitätspflicht unterliegt, angehalten, seinen Jahresabschluss im selben Ausmaß zu veröffentlichen. Maßgeblich hierfür ist die Größe des Betriebs. Mittelgroße sowie große Gesellschaften sind prinzipiell zur Offenlegung sämtlicher in § 325 HGB enumerierten Dokumente verpflichtet. Dies umfasst:

• Jahresabschluss inklusive Bilanz, GuV und Anhang
  
• Geschäftsbericht (Lagebericht)
  
• Aufsichtsratsbericht
  

Vereinfachungen für geringfügige Kapitalgesellschaften

Eine spezielle Situation existiert für Kleinstunternehmen sowie geringfügige Kapitalgesellschaften, wie beispielsweise UGs. Diese profitieren von zwei (2) wesentlichen Begünstigungen:

• Sie sind lediglich zur Publizierung einer verkürzten Bilanz angehalten.
  
• Es ist für sie ausreichend, Bilanz und Anhang offenzulegen - eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist nicht erforderlich.
  

Kleinstunternehmen erfahren zudem weitere Erleichterungen: Sie sind nicht dazu verpflichtet, ihren Jahresabschluss im Bundesanzeiger zu publizieren, sondern können diesen lediglich dort hinterlegen. Obgleich dies den buchhalterischen Arbeitsaufwand nicht beeinflusst, führt es zu einer signifikanten Kostensenkung. Die Kosten für eine Hinterlegung belaufen sich meist auf rund 30 Euro (30 €), wohingegen eine tatsächliche Veröffentlichung, abhängig vom Umfang, schnell ein Vielfaches davon kosten kann.

Die Revision des Jahresabschlusses

Diverse Unternehmen haben die Pflicht, ihren Jahresabschluss vor der finalen Publizierung durch einen Wirtschaftsprüfer überprüfen zu lassen. Die Resultate dieser Prüfung finden in einem speziellen Prüfungsbericht ihren Niederschlag. Nach einer positiven Jahresabschlussprüfung wird ein entsprechender Bestätigungsvermerk ausgestellt.

Für welche Unternehmen ist die Jahresabschlussprüfung obligatorisch?

Mittlere und große Kapitalgesellschaften, deren dazugehörige KapCo-Gesellschaften sowie alle im Publizitätsgesetz aufgeführten Betriebe haben ihre Jahresabschlüsse einer Begutachtung durch einen Abschluss- oder Wirtschaftsprüfer zu unterziehen. GmbHs können ungeachtet ihrer Dimension auch selbst ihre Prüfungspflicht deklarieren, indem sie einen entsprechenden Passus in ihre Satzung aufnehmen.

Jahresabschlussprüfung: Welche Aspekte werden begutachtet?

Im Rahmen der Jahresabschlussprüfung erfolgt eine Überprüfung der folgenden Punkte:

• Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)
  
• Erfüllung gesetzlicher Bestimmungen (HGB, Aktiengesetz etc.)
  
• Einhaltung der Satzung und des Gesellschaftsvertrages
  

Hilfestellung bei der Erstellung des Jahresabschlusses

Personen, die sich nicht eigenständig mit der doppelten Buchführung beschäftigen möchten oder über keinerlei Fachkenntnisse verfügen, haben die Möglichkeit, diese Aufgabe an externe Dienstleister zu delegieren. Steuerberater und Bilanzbuchhalter übernehmen sowohl die eigentliche Buchhaltung als auch die nachstehenden Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss für Unternehmen jeglicher Dimension:

• die Erstellung
  
• die Übermittlung
  
• die Offenlegung
  

Jedoch erweisen sich diese Dienstleistungen als vergleichsweise kostspielig und sind insbesondere für kleinere Unternehmen weniger attraktiv. Aus diesem Grund ist es häufig vorteilhafter, in eine professionelle Buchhaltungssoftware zu investieren. Die Anwendungen der führenden Anbieter sind selbst für Einsteiger in die Finanzbuchhaltung unkompliziert zu bedienen. Es existieren sogar Softwarelösungen, für deren Nutzung keinerlei Vorkenntnisse vonnöten sind.